ОБРАТНАТА ВРЪЗКА – ключът към пълноценната комуникация

iliana. January 4, 2022 No Comments

Има 2 варианта – ДА или НЕ

Замисляли ли сте се колко е важно да кажеш ДА или НЕ, максимално бързо, максимално ясно, а понякога дори не е нужно да е аргументирано? Това се отнася за всички сфери на живота – както в личен, така и в професионален план.

Всяка дама (доста често напоследък и мъж) е изживявала разочарованието от факта, че човекът, с който е имала взаимоотношения, изведнъж изчезва и млъква. Какво изпитваме тогава – болка, унижение, съмнение. А какво е мълчанието – бягство и страх. Липсата на отговор води до едно – до стрес. Наличието на отговор – положителен или отрицателен, води до едно – до прогрес.

Представете си само следната ситуация: Любимият ви предлага брак и очаква вашия отговор – ще се съгласите ли да прекарате дълги дни в съжителство с него, да градите семейство и т.н. или смятате, че не е подходящият човек за вас? Има ги тези два варианта, няма среден. „Почакай да помисля“ или „Не съм сигурен“ са половинчати варианти на НЕ.

Ако отговорите с ДА, човекът ще е на седмото небе и веднага се пристъпва към организация на съвместния живот. Няма загуба на време, няма стрес, има градивен житейски прогрес. Ако кажете НЕ, също има градивност и движение.  Той ще си тръгне и всеки поема по своя собствен път, търсейки по-удачния вариант за съжителство и любов. Няма странен житейски застой, който не води до нищо друго, освен до пилеене на нашия дар божий – живот.

При наличие на обратна връзка резултатите са:

  • Няма заблуди и безпредметно чакане
  • На човек му олеква, независимо какъв е отговорът, защото знае по какъв път да поеме, и то веднага
  • Няма напразни надежди и последващо разочарование, което е равнозначно на „падане от високо“ и на болка.

Да преминем към професионалната сфера. Дори тук можем да разиграем няколко ситуации, не чак толкова банални като посочената по-горе.

  1. Представете си, че имате предложение за важна инвестиция, във вашия бизнес, в името на вашия успех…

Инвеститорът очаква важни документи, които да оправдаят желанието му и очаква отговор от вас. Вие, подготвяйки документите, не го информирате до каква фаза сте стигнали, не му пишете по имейл кога горе долу да очаква нещо от вас (защото ви трябва време). Какво се случва отсреща – инвеститорът няма обратна връзка от вас какво се случва и по инерция от поведението на масата, решава, че сте се отказали от общата ви кауза. И се пренасочва към ваш конкурент. Когато най-после му изпращате документите се оказва, че е късно.

  • Изпращате информация на журналист, по имейл, със запитване дали желае да публикува информация за казуса. И си чакате. Чакате си, без да търсите обратна връзка, надявайки се, че ако той има интерес, ще ви се обади. Ами представете си, че имейлът е отишъл в спам. Ако журналистът е си е променил контактите и вече не отговаря на този имейл? Ако просто е прочел информацията, сторила му се е интересна, но е забравил за нея, защото в този момент се е случило нещо друго?

Ако не си потърсите обратната връзка по телефона, губите шанс за публикация. Разбира се, журналистът може да каже НЕ и дори след като сте се опитали да се аргументирате, той да продължава да няма интерес към информацията ви. Това си е негово право и вие съответно се отказвате да го убеждавате. Но поне ще имате отговор. При ДА – ще продължите организацията напред към публикуването. Ако е НЕ – ще знаете друг път на този журналист да не му изпращате подобна информация, за да не губите и неговото и своето време. А ако няма обратна връзка? Ще си чакате, чакате, докато правите едно голямо НИЩО.

  • Имате служител, който не се чувства комфортно в работната среда. Например му е трудно да пише определен тип текстове, да кажем интервюта. Не знае как, но не смее да ви попита, за да не се изложи пред шефа си, че владее определени неща. Често срещано, нали? Докато нямате обратна връзка от служителя си, той избягва интервюта (много добра форма за постигане на PR целите, особено в медиите и блог секциите), съществува дискомфорт в работната ви среда, който се отразява на продуктивността; служителят няма експертиза, която вие при обратна връзка можете да му дадете лесно и качеството на фирмата ви пред клиентите да се вдигне със степени нагоре.

Резултатите от липсата на обратната връзка са:

  • Липса на качество, което води до по-малко печалба (клиенти)
  • Дискомфорт в работна среда
  • Загуба на възможности за развитие и печалба
  • Загуба на време и напразни надежди, оттук загуба на пари

Да изброявам ли още? Мисля, че е очевидно.

Речник на безсмислените фрази:

Няма средно положение между ДА и НЕ и обичам да казвам, че това са единствените два утвърдителни отговора на този свят. Няма трети отговор.

  • „Може би“ не казва нищо, то само губи време или те поставя в ситуация на недоумение, която няма да доведе до нищо градивно, освен до стрес, несигурност, липса на действие, загуба на време.
  • „Нека да си помисля“ . Превод в ефир: това означава уклончив отговор, т.е. липсата на такъв. Обикновено е извинение за отказ, отлагане на отказ, липса на решение (ако не може да се вземе веднага, оставя се малко време и се пита пак, поставяйки ребром въпроса и изисквайки за последно ДА или НЕ).
  • Мълчание – любимото ми! Или – липса на отговор. Много пъти при липса на отговор в професионална ситуация и поставяйки ребром въпрос, изисквайки потвърдителен отговор, съм срещала следното странно за мен обяснение – „Щом не отговарям, това означава НЕ“. Интересно. Знаете ли колко пъти ми се е случвало някой да не отговаря, защото е болен, защото е забравил, защото няма създадени навици за бърза обратна връзка  или просто защото си е изпуснал телефона в тоалетната (представете си – и това се случва).
  • „Нека да питам трето лице“ – или прехвърляне на отговорността на трето лице. Да, така винаги е било най-лесно – някой друг да вземе решение вместо нас. И в този случай, ако не си потърсиш обратната връзка сам, ще градиш едно голямо НИЩО в пулсиращия от енергия и възможности жив свят.

Възпитание, етикет, „да не би да стана досаден/досадна“ или боязливост и притеснение?

Много пъти хората не обичат да казват истината и все я отлагат, за да не би да обидят някого. Да, понякога може едно НЕ да прозвучи грубичко, но при всички положения е печелившо и за двете страни, защото не губи време, не губи пари, не губи други по-добри възможности.

Досадни ли сме, ако непрекъснато търсим обратна връзка? За съжаление понякога да. Но и затова си има подход. Не е нужно да питаме по няколко пъти нещо мълчащата отсреща страна. Може да попитаме един път, да изчакаме да мине малко време и да попитаме втори път. Ако при два до три максимум елегантни и дипломатични опита (поднесени с любезност, но не прекалена и с възпитание), мълчанието продължава, няма какво повече да направим. Важното обаче е, че сме опитали да потърсим обратната си връзка, че сме се опитали да бъде честно, открито и негубещо време и пари.

Случайно ли е, че има правила/етикет на обратна връзка?

Не е случайно, разбира се.

Според западните стандарти имаш 24 часа да отговориш на имейл по етикет.

Ако закъсняваш за среща и не се обадиш, каква ще бъде реакцията отсреща? Ще те изчака ли човекът? Няма ли да си тръгне? Затова е редно да се обадиш, дори да си в рамките на приетите 15 минути „въздух“ за закъснение.

Обратна връзка от рекламата в социалните мрежи – ако не видите какво искат потребителите и как реагират на посланията ви, как ще подобрите своето общуване към тях?

Как да си поискате ДА или НЕ?

  1. Задайте въпрос, изискваш конкретен отговор! В повечето случаи той съдържа двата варианта – приемане или отрицание и изисква просто потвърждение?

„Желаете ли да прочетете сценария ми или нямате време за това?“

  • Отнасяне с разбиране, така че на отсрещната страна да ѝ стане ясно, че няма да ви „обиди“, ако каже НЕ.

„Знам, че нямате много време и че вероятно сред толкова много ангажименти не съм ви приоритет, но бихте ли могли да ми дадете ясен отговор, тъй като за мен е важно да знам мнението ви?“

  • Поставяне на предварителни рамки.

„Бих искала да ми кажете дали приемате офертата ми или имате колебания тази седмица, защото другата поемам много голям проект и няма да мога да ви обърна специално внимание. А бих искала, тъй като сте ми важен?“

Съгласете се – ако нямаше обратна връзка, всеки щеше да си прави каквото иска и да живеем в пълен хаос. Стресирани, изгубили възможности, разбрани и разбрали погрешно. Какво толкова, ако кажем ДА или НЕ. Тези два отговора водят само до едно – до следваща стъпка.

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *